Für ehrenamtliche Organisatoren von Schul- und Vereinsfesten

Wie du deine bevorstehende Veranstaltung mühelos organisierst – trotz zeitintensivem Fulltime Job

 

Organisiere dein nächstes Event ohne großen Aufwand und mache dir Events planen zum Kinderspiel
  • Bündle alle Aufgaben an einem einzigen Ort, für die sich die Helfer kinderleicht eintragen können

 

  • Behalte selbst mit geringer Anstrengung den kompletten Überblick, wer sich für welchen Stand eingetragen hat und wo noch Plätze frei sind

 

  • Baue dir ein riesiges lokales Helfer-Netzwerk auf, bei dem keine potenzielle Hilfe vergessen wird
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Über 1.500 Organisatoren vertrauen uns.

Du kennst es

Du willst ein Fest organisieren – für die Gemeinschaft, die Kinder, die Schule oder den Verein. Um den Leuten etwas Wichtiges zurückzugeben. Du hast auch schon Ideen, vor allem eine Menge Motivation und Lust, etwas Besonderes auf die Beine zu stellen.

Aber dann kommt die Realität:

  • Keiner will dir helfen.
  • Die Helferlisten werden bis zum finalen Tag nie voll.
  • Die Kommunikation verläuft chaotisch.
  • Kurzfristige Absagen kommen täglich.
  • Und plötzlich bist du die Person, an der wieder alles hängen bleibt.
  • Du telefonierst, sendest Erinnerungen und opferst deine kostbaren Abende, obwohl du eigentlich nebenbei noch hauptberuflich arbeitest.
  • Aber du bist nicht alleine! Genau in dieser Situation standen über 1.500 ehrenamtliche Organiatoren schon vor dir.

Wir freuen uns, dich willkommen zu heißen.

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Was dich als Organisator erwarten wird

Helfer ohne Ende

Finde deine (noch fehlenden) Helfer wie auf Knopfdruck, um Stände, Bereiche oder Schichten mit einem Klick zu besetzen. Auch wenn jemand kurzfristig absagt.

Rundumblick

Finde die passende Hilfe und minimiere gleichzeitig deinen Stresslevel während des Events, auch wenn bis zu 30 Helfer auf einmal im Umlauf sind.

Glückliche Helfer

Baue dir ein lokales Helfer-Netzwerk auf, bei dem sich die Helfer in Sekundenschnelle für ihre Lieblings-Aufgaben eintragen können.

 

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Helfer für den Getränkestand einteilen

 

Die 4 Bereiche, welche dein nächstes Fest unvergesslich machen und dir die Freude am Organisieren wieder zurückholen.

Mit unserer App haben es schon über 1.500 andere Helfer:innen vor dir geschafft, die Zufriedenheit ihrer Gäste auf ein hohes Niveau zu katapultieren.

Dabei unterstützt dich unsere App:

 

1. Dein Netzwerk

Mache es deinen Helfern so einfach wie noch nie den Überblick zu bewahren, bei welchem Stand sie am finalen Tag stehen müssen.

2. Deine Kommunikation

Informiere dein Netzwerk mit Leichtigkeit, damit keine Unklarheiten entstehen und deine Planung angenehm verläuft. 

3. Deine Struktur

Finde in Echtzeit heraus, wer sich für welchen Stand eingetragen hat und bei welchen noch Helfer gebraucht werden.

4. Dein Fest:

Mache es dir zum Vorteil, ohne großen Aufwand ein komplettes Event zu organisieren, bei dem jeder Helfer seine Aufgaben in- und auswendig kennt.

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So findest du konkret passende Helfer, die dir mit Liebe wichtige Aufgaben abnehmen

 

Schritt 1 

 

Erstelle ein bevorstehendes Event

Erstelle dir ein neues Event in der Gawaana App. Achte dabei darauf, das Event mit Aufgaben und Schichten so genau wie möglich zu gestalten.

 

Schritt 2

 

Baue dir dein neues Helfer-Netzwerk auf

Schau dir an, welche Helfer für die jeweiligen Aufgaben und Schichten am meisten in Frage kommen. Hierfür kannst du z.B. die Namenslisten der Schüler, Lehrer oder Vereinsmitglieder durchgehen, um diese bezüglich deines Events zu kontaktieren.

 

Schritt 3

 

Organisiere dein Event wie von Zauberhand

Ab sofort erledigen deine Helfer den Rest. Sie können sich nun für passende Zeiten und Aufgaben einbuchen, damit sie wissen, wann sie als Helfer gebraucht werden. Hierbei erhältst du als Organisator den vollen Zugriff auf alle Listen, um zu schauen, wo gerade noch Helfer fehlen.

 

Schritt 4 

 

Fülle die letzten Lücken

Sobald die ersten Helfer sich für das Event eingetragen haben, ist es deine Aufgabe, die noch fehlenden Helfer kurz daran zu erinnern. Damit keine geplanten Stände am finalen Tag unterbesetzt sind und keinem deiner Helfer die Aufgaben auf einmal um die Ohren fliegen.

Die häufigsten Fragen, welche uns zu der Community gestellt werden

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Ich möchte eine Mehrtages-Veranstaltung kopieren. wie funktioniert das?

Zuerst wählst Du die Veranstaltung aus, die Du kopieren möchtest und klickst dann auf das „kopieren“ Symbol

Danach wählst Du Startdatum und Enddatum der neuen Veranstaltung.

Bitte beachte, dass Mehrtages-Veranstaltungen nur in der Premium oder Premium+ Version möglich sind. Du kannst trotzdem das Enddatum der Mehrtages-Veranstaltung entsprechend einstellen.

 

 

Auf der zweiten Seite trägst Du die erforderlichen Daten ein.

 

Um eine Mehrtages-Veranstaltung zu kopieren, musst Du auf Premium oder Premium+ upgraden.

Entweder hast Du eine Gutschein Code oder Du musst per Paypal oder BTCpay bezahlen. Den Gutschein Code kannst du folgendermaßen einlösen:

1. Gutschein-Code eingeben und auf „senden“ klicken.

2. Der Betrag (3,99€) verringert sich um den Wert des Gutscheines. Falls dieser 3,99€ beträgt, dann ist der upgrade kostenlos,siehe Screenshot unten.

3. Dann klickst Du auf „Upgrade auf Premium“:

 

Auf der nächsten Seite siehst Du die Meldung, dass der Upgrade erfolgreich war:

 

 

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Wenn ich eine PDF Datei erstelle sind die Helfer nicht sichtbar. Wieso sehe ich die Helfer nicht, sondern nur die Übersicht der Spenden- und Aktivitätenboxen?

Die PDF Datei ist nur für die Übersicht der einzelnen Spendenboxen und Aktivitätenboxen.

Um eine Übersicht zu bekommen welcher Helfer sich wann eingetragen hat, solltest Du die “Excel herunterladen” Funktion nutzen. Beim XLSX Export werden alle Daten exportiert und Du kannst selbst entscheiden wie du welche Daten darstellen möchtest.

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What is Gawaana good for?

Mit Gawaana kannst Du ganz einfach Schulfeste, Vereinsfeste, Straßenfeste oder jede sonstige Veranstaltung planen, bei der Du Helfer einplanen möchtest.

In short, with Gawaana helper planning and helper placement can be easily done centrally online.

No matter if a small family party or a big event. The organizer always keeps the overview!

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How do I create an event with Gawaana?

As a new customer you have to register first:

https://app.gawaana.com/Register

 

After that you will receive a verification email:

 

After verifying your email address, you can log in:

 

Now you can create an event in the dashboard:

 

 

 

Now you can create the donation boxes, as well as the activities:

 

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How to create a donation box?

On the Gawaana administration page there are 2 types of boxes:

  1. 1. Box for activities
  2. 2. Box for donations, such as cake donations

To create a donation box, you must register or log in to Gawaana. Next, you need to create an event.

 

 

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I have a coupon. How can I create a premium event?

As a new customer you have to register first:

https://app.gawaana.com/Register

 

After that you will receive a verification email:

 

After verifying your email address, you can log in:

 

Now you can create an event in the dashboard:

 

 

 

 

Then enter the coupon code:

 

 

 

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How much is the service?

Gawaana is free in the basis version.

Premium version is 3,99€ per event.

The Premium Plus version costs € 29,99 per year (unlimited number of events)

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What does Gawaana mean?

Gawaana is composed of two words from Suaheli:

gawio (Division) + faana (help each other) = Gawaana

Mit den Worten „Einteilung“ und „einander helfen“ treffen wir genau den Punkt. Unsere Plattform hilft Veranstaltungen zu planen und Helfer einzuteilen.

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How can I inform helpers about the event?

There are 3 options after the event has been created:

  1. A link to the event will be provided. This can simply be copied and pasted into an email.
  2. The helpers can be invited via the online email form.
  3. Für Premium und Premium+ wird ein QR Code bereit gestellt. Dieser kann einfach:
    1. be inserted into a document and printed out.
    2. uploaded as a jpg file to a web page.

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Planning a club festival?

Who does not know this, how do I inform the members of the association that the next party is coming up and helpers are needed again?

Mit Gawaana ist das ganz leicht!

First, the organizer creates the event, schedules the activities, stands, shifts and number of helpers required.

Then he can distribute the link to the helper planning to the club members. He can communicate this via email, info on the homepage or notice.

Then the club members can sign up for the activities or shifts.

The organizer keeps the overview!

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Planning a school festival?

Gawaana is perfect for school parties.

The organizer can plan all activities of the school festival or the school celebration with Gawaana.

Likewise, the organizer can inform the necessary helpers (parents), by posting, flyer in the mail folder or by info on the school website.

The parents can easily register and the organizer does not have to collect and evaluate return slips.

This makes every school festival a success!

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Wichtig: Wahrscheinlich wirst du dir nicht alle diese Fragen am ersten Tag stellen. Jedoch kannst du zu jeder Zeit auf diese Antworten zurückgreifen, ohne gegenüber den anderen Helfern benachteiligt zu sein.

Erstelle dir jetzt in wenigen Minuten dein nächstes Event (mit Gawaana)

Melde dich jetzt kostenlos für dein bevorstehendes Event bei Gawaana an und nutze die auf dich wartenden Planungsfunktionen. 

 

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Ralph: Was spricht für Gawaana?

Tatiana: Wenn ich etwas mit Spenden und Diensten organisiere, dann ist Gawaana wie geschaffen dafür. Keine andere App vereint die Einfachheit, Flexibilität und Übersicht bei der Planung und auch beim Implementieren der Pläne.

Ralph: Wie ist das abgelaufen?

Tatiana: Alles hat gestimmt. Jeder weiß, was er bringt. Jeder sieht, was noch fehlt. Perfekt, leichte Handhabung. Selbst wenn es Probleme gab, waren sie sofort behoben.

Ralph: Wie bist Du auf Gawaana gestoßen?

Tatiana: über Bekannte, die ein Wasserball- Tournier organisiert haben.

Ralph: Erzähle kurz Welche Veranstaltung Du organisierst.

Tatiana: meistens Turniere (Wasserball-) bei SV Stuttgart, Grössere Veranstaltungen, Spendeaktionen, Events in der SIS Fellbach

Ralph: Wie groß ist die Veranstaltung (Anzahl Stände und Helfer, Dauer der Veranstaltung)?

Tatiana: ca. 500 Familien in der Schule und ca. 50 Familien bei den Wasserballturnieren

Ralph: Wie hat Gawaana dir dabei geholfen?

Tatiana: ich weiß nicht, was ich ohne Gawaana machen würde… Excel, 24 Stunden wäre undenkbar für eine Vollzeit-dreifache Mama.

Ralph von Gawaana in einem kurzen interview mit Tatiana Matersheva-Indlekofer

Neuigkeiten bei Gawaana!

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