For voluntary organizers of school and club events
How to organize your upcoming event effortlessly – despite a time-consuming full-time job
Organize your next event without much effort and make planning events child's play
- Bundle all tasks in a single place that the helpers can easily register for
- Even with little effort, keep a complete overview of who has registered for which stand and where there are still places available
- Build a huge local helper network where no potential help is forgotten
Over 1,500 organizers trust us.
You know it
You want to organize a party – for the community, the children, the school or the club. To give back something important to people. You already have ideas, especially a lot of motivation and desire to create something special.
But then comes the reality:
- Nobody wants to help you.
- The helper lists never fill up until the final day.
- Communication is chaotic.
- Short-term cancellations come every day.
- Und plötzlich bist du die Person, an der wieder alles hängen bleibt.
- Du telefonierst, sendest Erinnerungen und opferst deine kostbaren Abende, obwohl du eigentlich nebenbei noch hauptberuflich arbeitest.
- Aber du bist nicht alleine! Genau in dieser Situation standen über 1.500 ehrenamtliche Organiatoren schon vor dir.
Wir freuen uns, dich willkommen zu heißen.
Was dich als Organisator erwarten wird
Helfer ohne Ende
Finde deine (noch fehlenden) Helfer wie auf Knopfdruck, um Stände, Bereiche oder Schichten mit einem Klick zu besetzen. Auch wenn jemand kurzfristig absagt.
Rundumblick
Finde die passende Hilfe und minimiere gleichzeitig deinen Stresslevel während des Events, auch wenn bis zu 30 Helfer auf einmal im Umlauf sind.
Glückliche Helfer
Baue dir ein lokales Helfer-Netzwerk auf, bei dem sich die Helfer in Sekundenschnelle für ihre Lieblings-Aufgaben eintragen können.
Die 4 Bereiche, welche dein nächstes Fest unvergesslich machen und dir die Freude am Organisieren wieder zurückholen.
Mit unserer App haben es schon über 1.500 andere Helfer:innen vor dir geschafft, die Zufriedenheit ihrer Gäste auf ein hohes Niveau zu katapultieren.
Dabei unterstützt dich unsere App:
1. Dein Netzwerk
Mache es deinen Helfern so einfach wie noch nie den Überblick zu bewahren, bei welchem Stand sie am finalen Tag stehen müssen.
2. Deine Kommunikation
Informiere dein Netzwerk mit Leichtigkeit, damit keine Unklarheiten entstehen und deine Planung angenehm verläuft.
3. Deine Struktur
Finde in Echtzeit heraus, wer sich für welchen Stand eingetragen hat und bei welchen noch Helfer gebraucht werden.
4. Dein Fest:
Mache es dir zum Vorteil, ohne großen Aufwand ein komplettes Event zu organisieren, bei dem jeder Helfer seine Aufgaben in- und auswendig kennt.
So findest du konkret passende Helfer, die dir mit Liebe wichtige Aufgaben abnehmen
Schritt 1
Erstelle ein bevorstehendes Event
Erstelle dir ein neues Event in der Gawaana App. Achte dabei darauf, das Event mit Aufgaben und Schichten so genau wie möglich zu gestalten.
Schritt 2
Baue dir dein neues Helfer-Netzwerk auf
Schau dir an, welche Helfer für die jeweiligen Aufgaben und Schichten am meisten in Frage kommen. Hierfür kannst du z.B. die Namenslisten der Schüler, Lehrer oder Vereinsmitglieder durchgehen, um diese bezüglich deines Events zu kontaktieren.
Schritt 3
Organisiere dein Event wie von Zauberhand
Ab sofort erledigen deine Helfer den Rest. Sie können sich nun für passende Zeiten und Aufgaben einbuchen, damit sie wissen, wann sie als Helfer gebraucht werden. Hierbei erhältst du als Organisator den vollen Zugriff auf alle Listen, um zu schauen, wo gerade noch Helfer fehlen.
Schritt 4
Fülle die letzten Lücken
Sobald die ersten Helfer sich für das Event eingetragen haben, ist es deine Aufgabe, die noch fehlenden Helfer kurz daran zu erinnern. Damit keine geplanten Stände am finalen Tag unterbesetzt sind und keinem deiner Helfer die Aufgaben auf einmal um die Ohren fliegen.
Die häufigsten Fragen, welche uns zu Gawaana gestellt werden
Zuerst wählst Du die Veranstaltung aus, die Du kopieren möchtest und klickst dann auf das „kopieren“ Symbol Danach wählst Du Startdatum und Enddatum der neuen Veranstaltung. Bitte beachte, dass Mehrtages-Veranstaltungen nur in der Premium oder Premium+ Version möglich sind. Du kannst trotzdem das Enddatum der Mehrtages-Veranstaltung entsprechend einstellen. Auf der zweiten Seite trägst Du die erforderlichen Daten ein. Um eine Mehrtages-Veranstaltung zu kopieren, musst Du auf Premium oder Premium+ upgraden. Entweder hast Du eine Gutschein Code oder Du musst per Paypal oder BTCpay bezahlen. Den Gutschein Code kannst du folgendermaßen einlösen: 1. Gutschein-Code eingeben und auf „senden“ klicken. 2. Der Betrag (3,99€) verringert sich um den Wert des Gutscheines. Falls dieser 3,99€ beträgt, dann ist der upgrade kostenlos,siehe Screenshot unten. 3. Dann klickst Du auf „Upgrade auf Premium“: Auf der nächsten Seite siehst Du die Meldung, dass der Upgrade erfolgreich war: Views: 0 Die PDF Datei ist nur für die Übersicht der einzelnen Spendenboxen und Aktivitätenboxen. Um eine Übersicht zu bekommen welcher Helfer sich wann eingetragen hat, solltest Du die “Excel herunterladen” Funktion nutzen. Beim XLSX Export werden alle Daten exportiert und Du kannst selbst entscheiden wie du welche Daten darstellen möchtest. Views: 1 Mit Gawaana kannst Du ganz einfach Schulfeste, Vereinsfeste, Straßenfeste oder jede sonstige Veranstaltung planen, bei der Du Helfer einplanen möchtest. In short, with Gawaana helper planning and helper placement can be easily done centrally online. No matter if a small family party or a big event. The organizer always keeps the overview! Views: 3 As a new customer you have to register first: https://app.gawaana.com/Register After that you will receive a verification email: After verifying your email address, you can log in: Now you can create an event in the dashboard: Now you can create the donation boxes, as well as the activities: Views: 5 On the Gawaana administration page there are 2 types of boxes: To create a donation box, you must register or log in to Gawaana. Next, you need to create an event. Views: 3 As a new customer you have to register first: https://app.gawaana.com/Register After that you will receive a verification email: After verifying your email address, you can log in: Now you can create an event in the dashboard: Then enter the coupon code: Views: 3 Gawaana is free in the basis version. Premium version is 3,99€ per event. The Premium Plus version costs € 29,99 per year (unlimited number of events) Views: 6 Gawaana is composed of two words from Suaheli: gawio (Division) + faana (help each other) = Gawaana Mit den Worten „Einteilung“ und „einander helfen“ treffen wir genau den Punkt. Unsere Plattform hilft Veranstaltungen zu planen und Helfer einzuteilen. Views: 1 There are 3 options after the event has been created: Views: 4 Who does not know this, how do I inform the members of the association that the next party is coming up and helpers are needed again? Mit Gawaana ist das ganz leicht! First, the organizer creates the event, schedules the activities, stands, shifts and number of helpers required. Then he can distribute the link to the helper planning to the club members. He can communicate this via email, info on the homepage or notice. Then the club members can sign up for the activities or shifts. The organizer keeps the overview! Views: 5 Gawaana is perfect for school parties. The organizer can plan all activities of the school festival or the school celebration with Gawaana. Likewise, the organizer can inform the necessary helpers (parents), by posting, flyer in the mail folder or by info on the school website. The parents can easily register and the organizer does not have to collect and evaluate return slips. This makes every school festival a success! Views: 1
Wichtig: Wahrscheinlich wirst du dir nicht alle diese Fragen am ersten Tag stellen. Jedoch kannst du zu jeder Zeit auf diese Antworten zurückgreifen, ohne gegenüber den anderen Helfern benachteiligt zu sein.
Erstelle dir jetzt in wenigen Minuten dein nächstes Event (mit Gawaana)
Melde dich jetzt kostenlos für dein bevorstehendes Event bei Gawaana an und nutze die auf dich wartenden Planungsfunktionen.
Ralph: Was spricht für Gawaana?
Tatiana: Wenn ich etwas mit Spenden und Diensten organisiere, dann ist Gawaana wie geschaffen dafür. Keine andere App vereint die Einfachheit, Flexibilität und Übersicht bei der Planung und auch beim Implementieren der Pläne.
Ralph: Wie ist das abgelaufen?
Tatiana: Alles hat gestimmt. Jeder weiß, was er bringt. Jeder sieht, was noch fehlt. Perfekt, leichte Handhabung. Selbst wenn es Probleme gab, waren sie sofort behoben.
Ralph: Wie bist Du auf Gawaana gestoßen?
Tatiana: über Bekannte, die ein Wasserball- Tournier organisiert haben.
Ralph: Erzähle kurz Welche Veranstaltung Du organisierst.
Tatiana: meistens Turniere (Wasserball-) bei SV Stuttgart, Grössere Veranstaltungen, Spendeaktionen, Events in der SIS Fellbach
Ralph: Wie groß ist die Veranstaltung (Anzahl Stände und Helfer, Dauer der Veranstaltung)?
Tatiana: ca. 500 Familien in der Schule und ca. 50 Familien bei den Wasserballturnieren
Ralph: Wie hat Gawaana dir dabei geholfen?
Tatiana: ich weiß nicht, was ich ohne Gawaana machen würde… Excel, 24 Stunden wäre undenkbar für eine Vollzeit-dreifache Mama.
Neuigkeiten bei Gawaana!
Neue Funktionen bei Gawaana! Wir aktualisieren Gawaana für die neue Version am 17.07.2022 zwischen 2:30 und 7:00 Uhr
Hallo liebe Gawaana Benutzer(innen), wir haben uns euer Feedback zu Herzen genommen und einige neue Funktionen entwickelt, die wir am 17.07.2022...
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