Helferplanung für Vereins- und Schulfeste

Gawaana kann kostenlos ausprobiert werden. Für Schulen und Vereine gibt es ein kostenloses Basispaket mit allen wichtigen Funktionen.

Wer mehr Komfort möchte – etwa XLS-Export oder mehrere gleichzeitige Veranstaltungen – kann auf Gawaana Premium upgraden.

Die aktuellen Preise findest du unter Preise.

Ja. Gawaana wird in Deutschland entwickelt und betrieben. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU gespeichert. Die Plattform erfüllt die Anforderungen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und nutzt verschlüsselte Verbindungen (HTTPS/TLS).

Organisatoren behalten jederzeit die Kontrolle über ihre Daten – keine Weitergabe an Dritte.

Gawaana ist perfekt für Schulfeiern und Schulfeste. Der Organisator kann alle Aktivitäten des Schulfestes oder der Schulfeier mit Gawaana planen.

Ebenso kann der Organisator die erforderlichen Helfer (Eltern) per Aushang, Flyer in der Postmappe oder per Info auf der Schulwebseite informieren.

Die Eltern können sich ganz einfach eintragen und der Organisator muss keine Rücklaufzettel einsammeln und auswerten. Dadurch wird jedes Schulfest zum Erfolg.

Wer kennt das nicht: Wie informiere ich die Vereinsmitglieder, dass das nächste Fest ansteht und wieder Helfer gebraucht werden? Mit Gawaana ist das ganz leicht.

Zuerst erstellt der Organisator die Veranstaltung, plant die Aktivitäten, Stände, Schichten und die Anzahl der erforderlichen Helfer.

Danach kann er den Link zur Helferplanung an die Vereinsmitglieder verteilen – per E-Mail, Info auf der Homepage oder Aushang.

Dann können sich die Vereinsmitglieder für die Aktivitäten oder Schichten eintragen. Der Organisator behält den Überblick.

Gawaana ist ein Kunstwort aus Suaheli: gawio (Einteilung) + faana (einander helfen) = Gawaana.

Mit den Worten „Einteilung“ und „einander helfen“ treffen wir genau den Punkt. Unsere Plattform hilft, Veranstaltungen zu planen und Helfer einzuteilen.

Es gibt 3 Möglichkeiten, sobald die Veranstaltung erstellt wurde:

1. Es wird ein Link zur Veranstaltung bereitgestellt. Dieser kann einfach kopiert und in eine E-Mail eingefügt werden.
2. Über das Online-E-Mail-Formular können die Helfer eingeladen werden.
3. Für Premium und Premium+ wird ein QR-Code bereitgestellt. Dieser kann in ein Dokument eingefügt und ausgedruckt oder als JPG-Datei auf eine Webseite hochgeladen werden.

Nein. Sie können sich direkt über den Einladungslink eintragen.

Ja, das ist möglich. Eltern oder Helfer müssen sich nicht zwingend registrieren, um bei einer Veranstaltung mitzumachen.

Organisatoren können Einladungen per E-Mail-Link oder direktem Formularzugang verschicken. So können sich Helfer einfach eintragen, ohne Login oder Passwort.

Gawaana zeigt freie Schichten sofort an – Ersatzhelfer können sich selbst eintragen.

Ja, alle Daten sind als XLSX verfügbar. Die PDF-Version zeigt den Schichtplan an.

Die PDF-Datei ist nur für die Übersicht der einzelnen Spendenboxen und Aktivitätenboxen gedacht.

Um eine Übersicht zu bekommen, welcher Helfer sich wann eingetragen hat, solltest du die Funktion „Excel herunterladen“ nutzen. Beim XLSX-Export werden alle Daten exportiert und du kannst selbst entscheiden, wie du welche Daten darstellen möchtest.

Auf der Gawaana-Administrationsseite gibt es 2 Arten von Boxen:

1. Box für Aktivitäten
2. Box für Spenden, wie z. B. Kuchenspenden

Um eine Spendenbox zu erstellen, musst du dich bei Gawaana registrieren bzw. anmelden. Als Nächstes musst du eine Veranstaltung erstellen.

Als neuer Kunde musst du dich zuerst registrieren: https://app.gawaana.com/register

Danach bekommst du eine Verifizierungs-E-Mail:

Nachdem du deine E-Mail-Adresse verifiziert hast, kannst du dich anmelden:

Nun kannst du im Dashboard eine Veranstaltung erstellen:

Danach den Gutschein-Code eingeben:

Zuerst wählst du die Veranstaltung aus, die du kopieren möchtest, und klickst dann auf das „Kopieren“-Symbol.

Danach wählst du Startdatum und Enddatum der neuen Veranstaltung.

Bitte beachte, dass Mehrtages-Veranstaltungen nur in der Premium- oder Premium+-Version möglich sind. Du kannst trotzdem das Enddatum der Mehrtages-Veranstaltung entsprechend einstellen.

Auf der zweiten Seite trägst du die erforderlichen Daten ein.

Um eine Mehrtages-Veranstaltung zu kopieren, musst du auf Premium oder Premium+ upgraden. Entweder hast du einen Gutschein-Code oder du bezahlst per PayPal oder BTCPay. Den Gutschein-Code kannst du folgendermaßen einlösen:

1. Gutschein-Code eingeben und auf „Senden“ klicken.

2. Der Betrag (3,99 €) verringert sich um den Wert des Gutscheins. Falls dieser 3,99 € beträgt, ist das Upgrade kostenlos.

3. Dann klickst du auf „Upgrade auf Premium“:

Auf der nächsten Seite siehst du die Meldung, dass das Upgrade erfolgreich war: