Für gemeinnützige Organisationen
Gemeinnützig organisieren – Helfer, Schichten & Spenden im Griff
Weniger Koordination, mehr Wirkung: Plane Einsätze, teile Helfer ein und koordiniere Sachspenden – alles in einem Tool.
Herausforderung
Ehrenamt braucht Zeit für die Sache, nicht für die Verwaltung
Wer Freiwillige koordiniert, kennt diese drei Probleme. So löst Gawaana sie.
Zu viele Tools & Mails
Zentrale Helferliste: Statt Excel, E-Mail-Verteiler und Chatgruppen gibt es eine Liste, in die sich alle Helfer selbst eintragen.
Schichtchaos
Klare Schichten: Jede Aufgabe hat feste Zeiten und eine feste Anzahl Plätze. Du siehst sofort, was besetzt ist und wo noch jemand fehlt.
Spenden verstreut
Spendenaufruf integriert: Mit Spendenboxen rufst du zu Sachspenden auf, etwa Kuchen, Getränke oder Material. Jeder sieht, was schon zugesagt ist.
So funktioniert’s
In 4 Schritten vom Aufruf zum besetzten Einsatzplan
1. Veranstaltung anlegen
Lege deine Veranstaltung mit Datum und Beschreibung an. Im kostenlosen Basispaket für einen Tag, mit Premium für einen Zeitraum von bis zu 14 Tagen.
2. Schichten & Rollen definieren
Erstelle für jede Aufgabe eine Aktivitätenbox mit Zeitraum und Anzahl der benötigten Helfer – zum Beispiel Aufbau, Essensausgabe, Kasse oder Abbau.
3. Helfer via Link/QR einladen
Teile den Link zur Veranstaltung per E-Mail, WhatsApp oder auf eurer Website. Mit Premium steht zusätzlich ein QR-Code für Aushänge und Flyer bereit. Helfer tragen sich ohne Konto ein.
4. Erinnern und auswerten
Du siehst jederzeit, welche Schichten noch offen sind, und kannst gezielt nachfassen. Mit Premium schreibst du alle Helfer direkt aus Gawaana an und lädst den Schichtplan als PDF sowie die Helferliste als XLS herunter.
Funktionen
Alles, was dein Team für den Einsatz braucht
Helferverwaltung
Alle Helfer und ihre Einsätze in einer Übersicht. Zusätzliche Felder wie Telefonnummer legst du mit Premium selbst an.
Spendenaufruf
Spendenboxen für Sachspenden. Helfer tragen ein, was sie mitbringen – doppelte Kuchen und fehlende Getränke gehören der Vergangenheit an.
Schichtplanung
Aktivitäten mit festen Zeiten und Helferzahl. Mit Premium auch über Mitternacht hinaus und über mehrere Tage.
Kommunikation
Mit Premium: E-Mail-Benachrichtigung, sobald sich ein Helfer ein- oder austrägt, und E-Mails an alle Helfer – auch mit Anhang.
Export
Mit Premium: Schichtplan als PDF, Schichtbelegung und Spenderliste als XLS zum Weiterverarbeiten.
Datenschutz
Entwickelt und betrieben in Deutschland, Daten auf Servern innerhalb der EU. Mit Premium lässt sich die Helferseite per Passwort schützen.
Welche Funktionen in welchem Tarif enthalten sind, siehst du unter Preise.
Für regelmäßige Einsätze
Gut zu wissen
Viele gemeinnützige Organisationen planen nicht nur ein Fest im Jahr, sondern laufend Einsätze. Dafür ist Gawaana ebenfalls ausgelegt.
Kostenlos starten
Das Basispaket ist kostenlos und reicht für eine eintägige Veranstaltung mit bis zu 5 Aktivitätenboxen und einer Spendenbox.
Veranstaltungen kopieren
Wiederkehrende Veranstaltungen musst du nicht neu anlegen. Du kopierst die letzte und passt nur das Datum an.
Dienstpläne über längere Zeiträume
Mit Premium+ deckt eine Veranstaltung einen Zeitraum von bis zu 12 Monaten ab – passend für laufende Dienste.
Im Team planen
Premium+ enthält eine Team-Funktion sowie den Export der Daten aller Veranstaltungen.
Einsatzbeispiele
Wofür gemeinnützige Organisationen Gawaana nutzen
Vereinsfest
Aufbau, Grill, Getränkestand und Kuchentheke in Schichten besetzen.
Sammelaktion
Sammelstellen und Zeitfenster vergeben, Sachspenden über Spendenboxen koordinieren.
Straßenfest
Standdienste, Absperrung und Abbau unter den Nachbarn aufteilen.
Schulfest/Projekttag
Eltern tragen sich für Stände und Kuchenspenden selbst ein.
Benefizlauf
Streckenposten, Anmeldung und Verpflegungsstationen einteilen.
Tag der offenen Tür
Führungen, Empfang und Infostände zeitlich planen.
Ich weiß nicht, was ich ohne Gawaana machen würde … Excel, 24 Stunden wäre undenkbar für eine Vollzeit-dreifache Mama.
2.500+Veranstaltungen
1.500+Organisatoren
FAQ
Häufige Fragen
Was kostet Gawaana?
Gawaana kann kostenlos ausprobiert werden. Für Schulen und Vereine gibt es ein kostenloses Basispaket mit allen wichtigen Funktionen.
Wer mehr Komfort möchte – etwa XLS-Export oder mehrere gleichzeitige Veranstaltungen – kann auf Gawaana Premium upgraden.
Die aktuellen Preise findest du unter Preise.
Wie lade ich Helfer ein?
Über einen individuellen Link oder QR-Code, per E-Mail oder WhatsApp.
Was passiert bei kurzfristigen Absagen?
Gawaana zeigt freie Schichten sofort an – Ersatzhelfer können sich selbst eintragen.
Brauchen Helfer ein Konto?
Nein. Sie können sich direkt über den Einladungslink eintragen.
Kann ich Helferlisten exportieren?
Ja, alle Daten sind als XLSX verfügbar. Die PDF-Version zeigt den Schichtplan an.
Ist Gawaana DSGVO-konform?
Ja. Gawaana wird in Deutschland entwickelt und betrieben. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU gespeichert. Die Plattform erfüllt die Anforderungen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und nutzt verschlüsselte Verbindungen (HTTPS/TLS).
Organisatoren behalten jederzeit die Kontrolle über ihre Daten – keine Weitergabe an Dritte.
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