Gawaana - Helferplanung leicht gemacht
Für ehrenamtliche Organisatoren von Schul- und Vereinsfesten

Wie du deine bevorstehende Veranstaltung mühelos organisierst – trotz zeitintensivem Fulltime Job

 

Organisiere dein nächstes Event ohne großen Aufwand und mache dir Events planen zum Kinderspiel
  • Bündle alle Aufgaben an einem einzigen Ort, für die sich die Helfer kinderleicht eintragen können

 

  • Behalte selbst mit geringer Anstrengung den kompletten Überblick, wer sich für welchen Stand eingetragen hat und wo noch Plätze frei sind

 

  • Baue dir ein riesiges lokales Helfer-Netzwerk auf, bei dem keine potenzielle Hilfe vergessen wird
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Über 1.500 Organisatoren vertrauen uns.

Du kennst es

Du willst ein Fest organisieren – für die Gemeinschaft, die Kinder, die Schule oder den Verein. Um den Leuten etwas Wichtiges zurückzugeben. Du hast auch schon Ideen, vor allem eine Menge Motivation und Lust, etwas Besonderes auf die Beine zu stellen.

Aber dann kommt die Realität:

  • Keiner will dir helfen.
  • Die Helferlisten werden bis zum finalen Tag nie voll.
  • Die Kommunikation verläuft chaotisch.
  • Kurzfristige Absagen kommen täglich.
  • Und plötzlich bist du die Person, an der wieder alles hängen bleibt.
  • Du telefonierst, sendest Erinnerungen und opferst deine kostbaren Abende, obwohl du eigentlich nebenbei noch hauptberuflich arbeitest.
  • Aber du bist nicht alleine! Genau in dieser Situation standen über 1.500 ehrenamtliche Organiatoren schon vor dir.

Wir freuen uns, dich willkommen zu heißen.

Helfer organisieren für Vereinsfeste mit Gawaana
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Was dich als Organisator erwarten wird

Helfer ohne Ende

Finde deine (noch fehlenden) Helfer wie auf Knopfdruck, um Stände, Bereiche oder Schichten mit einem Klick zu besetzen. Auch wenn jemand kurzfristig absagt.

Rundumblick

Finde die passende Hilfe und minimiere gleichzeitig deinen Stresslevel während des Events, auch wenn bis zu 30 Helfer auf einmal im Umlauf sind.

Glückliche Helfer

Baue dir ein lokales Helfer-Netzwerk auf, bei dem sich die Helfer in Sekundenschnelle für ihre Lieblings-Aufgaben eintragen können.

 

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Helfer für den Getränkestand einteilen

 

Die 4 Bereiche, welche dein nächstes Fest unvergesslich machen und dir die Freude am Organisieren wieder zurückholen.

Mit unserer App haben es schon über 1.500 andere Helfer:innen vor dir geschafft, die Zufriedenheit ihrer Gäste auf ein hohes Niveau zu katapultieren.

Dabei unterstützt dich unsere App:

 

1. Dein Netzwerk

Mache es deinen Helfern so einfach wie noch nie den Überblick zu bewahren, bei welchem Stand sie am finalen Tag stehen müssen.

2. Deine Kommunikation

Informiere dein Netzwerk mit Leichtigkeit, damit keine Unklarheiten entstehen und deine Planung angenehm verläuft. 

3. Deine Struktur

Finde in Echtzeit heraus, wer sich für welchen Stand eingetragen hat und bei welchen noch Helfer gebraucht werden.

4. Dein Fest:

Mache es dir zum Vorteil, ohne großen Aufwand ein komplettes Event zu organisieren, bei dem jeder Helfer seine Aufgaben in- und auswendig kennt.

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So findest du konkret passende Helfer, die dir mit Liebe wichtige Aufgaben abnehmen

 

Schritt 1 

 

Erstelle ein bevorstehendes Event

Erstelle dir ein neues Event in der Gawaana App. Achte dabei darauf, das Event mit Aufgaben und Schichten so genau wie möglich zu gestalten.

 

Schritt 2

 

Baue dir dein neues Helfer-Netzwerk auf

Schau dir an, welche Helfer für die jeweiligen Aufgaben und Schichten am meisten in Frage kommen. Hierfür kannst du z.B. die Namenslisten der Schüler, Lehrer oder Vereinsmitglieder durchgehen, um diese bezüglich deines Events zu kontaktieren.

 

Schritt 3

 

Organisiere dein Event wie von Zauberhand

Ab sofort erledigen deine Helfer den Rest. Sie können sich nun für passende Zeiten und Aufgaben einbuchen, damit sie wissen, wann sie als Helfer gebraucht werden. Hierbei erhältst du als Organisator den vollen Zugriff auf alle Listen, um zu schauen, wo gerade noch Helfer fehlen.

 

Schritt 4 

 

Fülle die letzten Lücken

Sobald die ersten Helfer sich für das Event eingetragen haben, ist es deine Aufgabe, die noch fehlenden Helfer kurz daran zu erinnern. Damit keine geplanten Stände am finalen Tag unterbesetzt sind und keinem deiner Helfer die Aufgaben auf einmal um die Ohren fliegen.

Die häufigsten Fragen, welche uns zu Gawaana gestellt werden

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Was kostet Gawaana?

Gawaana kann kostenlos ausprobiert werden. 
Für Schulen und Vereine gibt es ein kostenloses Basispaket mit allen wichtigen Funktionen.
Wer mehr Komfort möchte – etwa, XLS-Export oder mehrere gleichzeitige Veranstaltungen – kann auf Gawaana Premium upgraden.

Die aktuellen Preise findest du unter: https://www.gawaana.com/preise/

Kategorien: Allgemein Schule Vereine
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Wie lade ich Helfer ein?

Über individuellen Link oder QR-Code per E-Mail oder WhatsApp.

Kategorien: Allgemein Vereine
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Was passiert bei kurzfristigen Absagen?

Gawaana zeigt freie Schichten sofort an – Ersatzhelfer können sich selbst eintragen.

Kategorien: Allgemein Vereine
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Brauchen Helfer ein Konto?

Nein. Sie können sich direkt über den Einladungslink eintragen.

Kategorien: Allgemein Vereine
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Kann ich Helferlisten exportieren?

Ja, alle Daten sind als XLSX verfügbar. Die PDF Version zeigt den Schichtplan an.

Kategorien: Allgemein Vereine
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Ist Gawaana DSGVO-konform?

Ja. 
Gawaana wird in Deutschland entwickelt und betrieben. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU gespeichert. Die Plattform erfüllt die Anforderungen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und nutzt verschlüsselte Verbindungen (HTTPS/TLS).
Organisatoren behalten jederzeit die Kontrolle über ihre Daten – keine Weitergabe an Dritte.

Kategorien: Allgemein Schule Vereine

Wichtig: Wahrscheinlich wirst du dir nicht alle diese Fragen am ersten Tag stellen. Jedoch kannst du zu jeder Zeit auf diese Antworten zurückgreifen, ohne gegenüber den anderen Helfern benachteiligt zu sein.

Erstelle dir jetzt in wenigen Minuten dein nächstes Event (mit Gawaana)

Melde dich jetzt kostenlos für dein bevorstehendes Event bei Gawaana an und nutze die auf dich wartenden Planungsfunktionen. 

 

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Ralph: Was spricht für Gawaana?

Tatiana: Wenn ich etwas mit Spenden und Diensten organisiere, dann ist Gawaana wie geschaffen dafür. Keine andere App vereint die Einfachheit, Flexibilität und Übersicht bei der Planung und auch beim Implementieren der Pläne.

Ralph: Wie ist das abgelaufen?

Tatiana: Alles hat gestimmt. Jeder weiß, was er bringt. Jeder sieht, was noch fehlt. Perfekt, leichte Handhabung. Selbst wenn es Probleme gab, waren sie sofort behoben.

Ralph: Wie bist Du auf Gawaana gestoßen?

Tatiana: über Bekannte, die ein Wasserball- Tournier organisiert haben.

Ralph: Erzähle kurz Welche Veranstaltung Du organisierst.

Tatiana: meistens Turniere (Wasserball-) bei SV Stuttgart, Grössere Veranstaltungen, Spendeaktionen, Events in der SIS Fellbach

Ralph: Wie groß ist die Veranstaltung (Anzahl Stände und Helfer, Dauer der Veranstaltung)?

Tatiana: ca. 500 Familien in der Schule und ca. 50 Familien bei den Wasserballturnieren

Ralph: Wie hat Gawaana dir dabei geholfen?

Tatiana: ich weiß nicht, was ich ohne Gawaana machen würde… Excel, 24 Stunden wäre undenkbar für eine Vollzeit-dreifache Mama.

Ralph von Gawaana in einem kurzen interview mit Tatiana Matersheva-Indlekofer

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