Für ehrenamtliche Organisatoren von Schul- und Vereinsfesten

Wie du deine bevorstehende Veranstaltung mühelos organisierst – trotz zeitintensivem Fulltime Job

 

Organisiere dein nächstes Event ohne großen Aufwand und mache dir Events planen zum Kinderspiel
  • Bündle alle Aufgaben an einem einzigen Ort, für die sich die Helfer kinderleicht eintragen können

 

  • Behalte selbst mit geringer Anstrengung den kompletten Überblick, wer sich für welchen Stand eingetragen hat und wo noch Plätze frei sind

 

  • Baue dir ein riesiges lokales Helfer-Netzwerk auf, bei dem keine potenzielle Hilfe vergessen wird
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Über 1.500 Organisatoren vertrauen uns.

Du kennst es

Du willst ein Fest organisieren – für die Gemeinschaft, die Kinder, die Schule oder den Verein. Um den Leuten etwas Wichtiges zurückzugeben. Du hast auch schon Ideen, vor allem eine Menge Motivation und Lust, etwas Besonderes auf die Beine zu stellen.

Aber dann kommt die Realität:

  • Keiner will dir helfen.
  • Die Helferlisten werden bis zum finalen Tag nie voll.
  • Die Kommunikation verläuft chaotisch.
  • Kurzfristige Absagen kommen täglich.
  • Und plötzlich bist du die Person, an der wieder alles hängen bleibt.
  • Du telefonierst, sendest Erinnerungen und opferst deine kostbaren Abende, obwohl du eigentlich nebenbei noch hauptberuflich arbeitest.
  • Aber du bist nicht alleine! Genau in dieser Situation standen über 1.500 ehrenamtliche Organiatoren schon vor dir.

Wir freuen uns, dich willkommen zu heißen.

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Was dich als Organisator erwarten wird

Helfer ohne Ende

Finde deine (noch fehlenden) Helfer wie auf Knopfdruck, um Stände, Bereiche oder Schichten mit einem Klick zu besetzen. Auch wenn jemand kurzfristig absagt.

Rundumblick

Finde die passende Hilfe und minimiere gleichzeitig deinen Stresslevel während des Events, auch wenn bis zu 30 Helfer auf einmal im Umlauf sind.

Glückliche Helfer

Baue dir ein lokales Helfer-Netzwerk auf, bei dem sich die Helfer in Sekundenschnelle für ihre Lieblings-Aufgaben eintragen können.

 

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Helfer für den Getränkestand einteilen

 

Die 4 Bereiche, welche dein nächstes Fest unvergesslich machen und dir die Freude am Organisieren wieder zurückholen.

Mit unserer App haben es schon über 1.500 andere Helfer:innen vor dir geschafft, die Zufriedenheit ihrer Gäste auf ein hohes Niveau zu katapultieren.

Dabei unterstützt dich unsere App:

 

1. Dein Netzwerk

Mache es deinen Helfern so einfach wie noch nie den Überblick zu bewahren, bei welchem Stand sie am finalen Tag stehen müssen.

2. Deine Kommunikation

Informiere dein Netzwerk mit Leichtigkeit, damit keine Unklarheiten entstehen und deine Planung angenehm verläuft. 

3. Deine Struktur

Finde in Echtzeit heraus, wer sich für welchen Stand eingetragen hat und bei welchen noch Helfer gebraucht werden.

4. Dein Fest:

Mache es dir zum Vorteil, ohne großen Aufwand ein komplettes Event zu organisieren, bei dem jeder Helfer seine Aufgaben in- und auswendig kennt.

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So findest du konkret passende Helfer, die dir mit Liebe wichtige Aufgaben abnehmen

 

Schritt 1 

 

Erstelle ein bevorstehendes Event

Erstelle dir ein neues Event in der Gawaana App. Achte dabei darauf, das Event mit Aufgaben und Schichten so genau wie möglich zu gestalten.

 

Schritt 2

 

Baue dir dein neues Helfer-Netzwerk auf

Schau dir an, welche Helfer für die jeweiligen Aufgaben und Schichten am meisten in Frage kommen. Hierfür kannst du z.B. die Namenslisten der Schüler, Lehrer oder Vereinsmitglieder durchgehen, um diese bezüglich deines Events zu kontaktieren.

 

Schritt 3

 

Organisiere dein Event wie von Zauberhand

Ab sofort erledigen deine Helfer den Rest. Sie können sich nun für passende Zeiten und Aufgaben einbuchen, damit sie wissen, wann sie als Helfer gebraucht werden. Hierbei erhältst du als Organisator den vollen Zugriff auf alle Listen, um zu schauen, wo gerade noch Helfer fehlen.

 

Schritt 4 

 

Fülle die letzten Lücken

Sobald die ersten Helfer sich für das Event eingetragen haben, ist es deine Aufgabe, die noch fehlenden Helfer kurz daran zu erinnern. Damit keine geplanten Stände am finalen Tag unterbesetzt sind und keinem deiner Helfer die Aufgaben auf einmal um die Ohren fliegen.

Die häufigsten Fragen, welche uns zu der Community gestellt werden

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Ich möchte eine Mehrtages-Veranstaltung kopieren. wie funktioniert das?

Zuerst wählst Du die Veranstaltung aus, die Du kopieren möchtest und klickst dann auf das „kopieren“ Symbol

Danach wählst Du Startdatum und Enddatum der neuen Veranstaltung.

Bitte beachte, dass Mehrtages-Veranstaltungen nur in der Premium oder Premium+ Version möglich sind. Du kannst trotzdem das Enddatum der Mehrtages-Veranstaltung entsprechend einstellen.

 

 

Auf der zweiten Seite trägst Du die erforderlichen Daten ein.

 

Um eine Mehrtages-Veranstaltung zu kopieren, musst Du auf Premium oder Premium+ upgraden.

Entweder hast Du eine Gutschein Code oder Du musst per Paypal oder BTCpay bezahlen. Den Gutschein Code kannst du folgendermaßen einlösen:

1. Gutschein-Code eingeben und auf „senden“ klicken.

2. Der Betrag (3,99€) verringert sich um den Wert des Gutscheines. Falls dieser 3,99€ beträgt, dann ist der upgrade kostenlos,siehe Screenshot unten.

3. Dann klickst Du auf „Upgrade auf Premium“:

 

Auf der nächsten Seite siehst Du die Meldung, dass der Upgrade erfolgreich war:

 

 

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Wenn ich eine PDF Datei erstelle sind die Helfer nicht sichtbar. Wieso sehe ich die Helfer nicht, sondern nur die Übersicht der Spenden- und Aktivitätenboxen?

Die PDF Datei ist nur für die Übersicht der einzelnen Spendenboxen und Aktivitätenboxen.

Um eine Übersicht zu bekommen welcher Helfer sich wann eingetragen hat, solltest Du die “Excel herunterladen” Funktion nutzen. Beim XLSX Export werden alle Daten exportiert und Du kannst selbst entscheiden wie du welche Daten darstellen möchtest.

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Wofür ist Gawaana gut?

Mit Gawaana kannst Du ganz einfach Schulfeste, Vereinsfeste, Straßenfeste oder jede sonstige Veranstaltung planen, bei der Du Helfer einplanen möchtest.

Kurzum, mit Gawaana kann die Helferplanung und Helfereinteilung ganz einfach zentral online durchgeführt werden.

Egal, ob kleines Familienfest oder Großveranstaltung. Der Organisator behält immer den Überblick!

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Wie erstelle ich eine Veranstaltung mit Gawaana?

Als neuer Kunde musst Du dich erst mal registrieren:

https://app.gawaana.com/Register

 

Danach bekommst du eine Verifizierungs Email:

 

Nachdem Du deine email Adresse verifiziert hast, kannst Du dich anmelden:

 

Nun kannst Du im Dashboard eine Veranstaltung erstellen:

 

 

 

Nun kannst Du die Spendenboxen, sowie die Aktivitäten erstellen:

 

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Wie erstelle ich eine Spendenbox?

Auf der Gawaana Administrationsseite git es 2 Arten von Boxen:

  1. Box für Aktivitäten
  2. Box für Spenden, wie z.B. Kuchenspenden

Um eine Spendenbox zu erstellen, musst Du Dich bei Gawaana registrieren bzw. anmelden. Als nächstes musst Du eine Veranstaltung erstellen.

 

 

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Ich habe einen Gutschein. Wie kann ich eine Premium Veranstaltung erstellen?

Als neuer Kunde musst Du dich erst mal registrieren:

https://app.gawaana.com/Register

 

Danach bekommst du eine Verifizierungs Email:

 

Nachdem Du deine email Adresse verifiziert hast, kannst Du dich anmelden:

 

Nun kannst Du im Dashboard eine Veranstaltung erstellen:

 

 

 

 

Danach den Gutschein Code eingeben:

 

 

 

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Was kostet der Service?

Gawaana ist kostenlos in der Basis Version.

Die Premium Version kostet 3,99€ pro Veranstaltung

Die Premium Plus Version kostet 29,99€ für 12 Monate (unbegrenzte Anzahl von Veranstaltungen)

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Was bedeutet Gawaana?

Gawaana ist ein Kunstwort aus Suaheli:

gawio (Einteilung) + faana (einander helfen) = Gawaana

Mit den Worten „Einteilung“ und „einander helfen“ treffen wir genau den Punkt. Unsere Plattform hilft Veranstaltungen zu planen und Helfer einzuteilen.

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Wie kann ich Helfer über die Veranstaltung informieren?

Es gibt 3 Möglichkeiten, sobald die Veranstaltung erstellt wurde:

  1. Es wird ein Link zur Veranstaltung bereit gestellt. Dieser kann einfach kopiert und in eine Email eingefügt werden.
  2. Über das online Email Formular können die Helfer eingeladen werden.
  3. Für Premium und Premium+ wird ein QR Code bereit gestellt. Dieser kann einfach:
    1. in ein Dokument eingefügt und ausgedruckt werden.
    2. als jpg Datei auf eine Webseite hochgeladen werden.

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Vereinsfest planen?

Wer kennt das nicht, wie informiere ich die Vereinsmitglieder, dass das nächste Fest ansteht und wieder Helfer gebraucht werden?

Mit Gawaana ist das ganz leicht!

Zuerst erstellt der Organisator die Veranstaltung, plant die Aktivitäten, Stände, Schichten und Anzahl der erforderlichen Helfer.

Danach kann er den Link zur Helferplanung an die Vereinsmitglieder verteilen. Dies kann er per Email, Info auf der Homepage oder Aushang mitteilen.

Dann können die Vereinsmitglieder sich für die Aktivitäten oder Schichten eintragen.

Der Organisator behält den Überblick!

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Schulfest planen?

Gawaana ist perfekt für Schulfeiern und Schulfeste,

Der Organisator kann alle Aktivitäten des Schulfestes oder der Schulfeier mit Gawaana planen.

Ebenso kann der Organisator die erforderlichen Helfer (Eltern), per Aushang, Flyer in der Postmappe oder per Info auf der Schulwebseite informieren.

Die Eltern können sich ganz einfach eintragen und der Organisator muss keine Rücklaufzettel einsammeln und auswerten.

Dadurch wird jedes Schulfest zum Erfolg!

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Wichtig: Wahrscheinlich wirst du dir nicht alle diese Fragen am ersten Tag stellen. Jedoch kannst du zu jeder Zeit auf diese Antworten zurückgreifen, ohne gegenüber den anderen Helfern benachteiligt zu sein.

Erstelle dir jetzt in wenigen Minuten dein nächstes Event (mit Gawaana)

Melde dich jetzt kostenlos für dein bevorstehendes Event bei Gawaana an und nutze die auf dich wartenden Planungsfunktionen. 

 

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Ralph: Was spricht für Gawaana?

Tatiana: Wenn ich etwas mit Spenden und Diensten organisiere, dann ist Gawaana wie geschaffen dafür. Keine andere App vereint die Einfachheit, Flexibilität und Übersicht bei der Planung und auch beim Implementieren der Pläne.

Ralph: Wie ist das abgelaufen?

Tatiana: Alles hat gestimmt. Jeder weiß, was er bringt. Jeder sieht, was noch fehlt. Perfekt, leichte Handhabung. Selbst wenn es Probleme gab, waren sie sofort behoben.

Ralph: Wie bist Du auf Gawaana gestoßen?

Tatiana: über Bekannte, die ein Wasserball- Tournier organisiert haben.

Ralph: Erzähle kurz Welche Veranstaltung Du organisierst.

Tatiana: meistens Turniere (Wasserball-) bei SV Stuttgart, Grössere Veranstaltungen, Spendeaktionen, Events in der SIS Fellbach

Ralph: Wie groß ist die Veranstaltung (Anzahl Stände und Helfer, Dauer der Veranstaltung)?

Tatiana: ca. 500 Familien in der Schule und ca. 50 Familien bei den Wasserballturnieren

Ralph: Wie hat Gawaana dir dabei geholfen?

Tatiana: ich weiß nicht, was ich ohne Gawaana machen würde… Excel, 24 Stunden wäre undenkbar für eine Vollzeit-dreifache Mama.

Ralph von Gawaana in einem kurzen interview mit Tatiana Matersheva-Indlekofer

Neuigkeiten bei Gawaana!

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Gawaana Support Chat

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